Popis modulu QI
Stručný popis základních modulů systému QI
Finanční účetnictví
Finance
Nákup a Prodej
CRM a Marketing
Skladové hospodářství
Personalistika
Mzdy
Organizace a řízení
Majetek
QI Manažer
Přenosy dat
Kontakty
Finanční účetnictví
Modul zajišťuje podmínky pro pohodlné zpracování účetních dokladů. Vazba mezi účetním zápisem a prvotním dokladem zajišťuje nejen jejich 100% vzájemný soulad, ale účetnímu poskytuje i komfortní pohled na doklady na jejichž základě účetní záznam vznikl. Účtování je možné do několika účetních období současně, přičemž období nemusí nutně odpovídat kalendářnímu roku. Do QI Start Edition byl zařazen i nástroj pro definici "Předkontací" umožňující vytvářet definice předpokládaných účetních vztahů například pro jednotlivé druhy dokladů, druhy zboží, jednotlivé sklady, pokladny atd. Na jejich základě systém provádí úplné nebo částečné zaúčtování jednotlivých dokladů či jejich částí nebo nabízí méně kvalifikované obsluze možnosti zaúčtování připravené účetním metodikem. Tímto nástrojem dochází k velké úspoře času při tvorbě jednotlivých účetních zápisů a ke snížení chybovosti při pořizování účetních dokladů.
Finance
Modul pokrývá veškeré činnosti související s finančními toky v organizaci. Zahrnuje části pro zpracování pohledávek, závazků, bankovních i pokladních plateb, knihy bankovních účtů či pokladní knihy. Pokladny i účty mohou být vedeny v libovolných měnách. Součástí modulu jsou funkce pro práci s vydanými a přijatými fakturami, přijatými a vydanými dobropisy, přijatými i vydanými zálohovými listy či proforma-fakturami, převzatými pohledávkami a závazky (např. z jiných starších informačních systémů), přijatými JCD, upomínkami, penalizačními fakturami, pokladními příjemkami a výdejkami, příkazy k úhradě, bankovními výpisy atd. Veškeré doklady mohou mít charakter jak tuzemských tak i zahraničních dokladů a mohou být vystavovány v různých měnách. Samozřejmostí je elektronická komunikace s bankami. Stejně samozřejmá a příjemná je i návaznost na evidenci DPH a ostatní související agendy.
Nákup a Prodej
Modul je nepostradatelným nástrojem pro efektivní řízení obchodních procesů v oblasti nákupu a prodeje zboží. Při tvorbě jednotlivých dokladů lze velmi elegantně vycházet z dokladů již existujících a jejich obsah postupně překlápět do dokladů následujících. Ucelená řada dokladů může začínat např. vydanými nabídkami, pokračuje přijatými objednávkami (papírově, elektronicky nebo on-line přes web), následují vydané dodací a záruční listy, vydané faktury a přijaté platby v bankovním výpisu. Podobnou řadu dokladů lze vytvářet i na straně příjmu. Všechny doklady lze samozřejmě vytvářet v různých dokladových řadách, měnách a jazycích. Tiskové předlohy ke všem dokladům jsou uživatelsky definovatelné. Při prodeji lze využívat prakticky neomezených možností tvorby cen, slev a přirážek, zařazovat partnery do dealerských kategorií, trhů atd. Rozsáhlá agenda obchodních partnerů jen podtrhuje nadstandardní vlastnosti a komfort prvního elastického informačního systému QI.
CRM a Marketing
Modul doplňuje již vysoce nadstandardní možnosti práce s obchodními partnery. Jako bonus je v rámci QI Start Edition poskytnuta zákazníkovi karta osoby, která přivádí k dokonalosti práci s kontaktními osobami obchodních partnerů. Kromě standardní fotografie lze velmi dopodrobna evidovat detailní informace o jednotlivých osobách, včetně odinných příslušníků, osobních, telefonních a e-mailových spojení, časově strukturovaných poznámek, až třeba po osobní charakteristiky a soukromá výročí. Ta lze sledovat i u jednotlivých obchodních partnerů a také těm zasílat blahopřání apod. Dispečer zodpovědný za komunikaci se zákazníky a za koordinaci úkolů souvisejících s plněním jejich požadavků má k dispozici efektivní nástroj k řízení těchto činností. Ke každému obchodnímu partnerovi jsou k dispozici souhrnné přehledy jeho požadavků s vazbou na úkoly zodpovědných pracovníků. K větší účinnosti marketingových kampaní lze s úspěchem využít nástroje pro segmentaci trhu a zařazení partne a do více obchodních segmentů současně. Je možné detailně zaznamenávat veškeré činnosti související s řízením obchodního případu, včetně celé historie jeho vývoje. Je zde detailní pohled na finanční i logistické doklady související s konkrétním obchodním případem atd. Velmi zajímavým a užitečným pomocníkem je nástroj pro přípravu evidence a řízení marketingových akcí.
Skladové hospodářství
souvisejících s veškerými pohyby zboží. Na každém skladě je možné sledovat příjmy, převody, výdeje a stav zásob. Pro ocenění skladových zásob lze použít metodu FIFO nebo průměrné skladové ceny. Databáze skladových položek může obsahovat obchodní zboží, materiál pro výrobu, hotové výrobky, polotovary, atd. Stiskem jednoho tlačítka lze zjistit okamžitý přehled o stavu zásob kterékoliv skladové položky hodnotově i v kusech, sledovat její pokles pod limitní množství, blokované i rezervované množství a zobrazovat historii pohybů všech skladových položek (skladová karta). U zvolených druhů zboží je možné nastavit detailní sledování jednotlivých kusů, sériových čísel, šarží apod. Současně umožňuje, provádět uzávěrky a inventury skladů i vytvářet všechny potřebné statistické přehledy. Při vystavování jednotlivých dokladů lze respektovat reálné zpoždění finančního toku za tokem materiálu.
Personalistika
Modul lze v rozdělit na několik částí. Základní personalistika slouží jako základní personální evidence. Umožňuje evidovat základní personální data zaměstnanců jako jsou základní identifikační údaje, adresy bydlišť, národnosti, kódy spojení, informace o rodinných příslušnících, informace o jejich profesní použitelnosti, osobní charakteristiky, fotografie, množství poznámek a mnoho dalších. Podobné informace lze evidovat i k osobám, které jsou členy jiných organizací a nefigurují v seznamu zaměstnanců. Obchodní jednotka Kariérové dráhy, obsahuje funkce, které umožňují modelování profesního rozvoje osoby v rámci organizace, tj. vytváření plánu zařazení osoby na jednotlivá pracovní místa v čase i plán úkolů souvisejících s postupem po této kariérové dráze atd. Opačným pohledem na tytéž informace je personální plánování, kde lze vytvářet plán obsazování jednotlivých pracovních pozic stávajícími či potenciálními zaměstnanci.Výchova a vzdělávání umožňuje evidovat a plánovat výchovné a vzdělávací aktivity pro jednotlivé zaměstnance s využitím databáze kurzů a školení. Lze vytvářet plán vzdělávání včetně odhadu finančních nákladů na jednotlivé vzdělávací akce. Často používanou částí personalistiky je evidence docházky.
Mzdy
Modul umožňuje zpracování všech druhů mezd v návaznosti na platnou legislativu. Datová základna poskytuje údaje, týkající se základních personálních údajů zaměstnance a údajů o jeho pracovněprávním vztahu. Zpracování mezd lze provádět hromadně nebo pro konkrétního zaměstnance. Výpočet mezd lze libovolně opakovat. Pro kontrolu výpočtu je vytvořena podpora ve formě kontrolních sestav a hlášení, upozorňujících na nestandardní postupy při výpočtu, případně na chybné zpracování. Nejen že je k dispozici dokonalá historie spočtených mezd, kdy každý výpočet lze znovu zopakovat, ale je možné provádět i variantní simulace výpočtu mezd pro budoucí období. Kromě možnosti definice vlastních sestav existuje bohatá nabídka standardních tiskových sestav a výkazů, např. pro správu nemocenského pojištění, okresní úřady, zdravotní pojišťovny, mzdovou rekapitulaci pro personální a zaměstnanecké útvary, podklady pro finanční účtárnu, sestavy srážek a mnoho dalších. Zajímavou možností v modulu Mzdy je použití vybraných statických výkazů, které lze ze systému přímo tisknout a předkládat jednotlivým úřadům státní správy.
Organizace a řízení
Modul zahrnuje organizační a řídící struktury, které jsou významnou a všudypřítomnou součástí QI. Organizační struktura vyjadřuje hierarchické uspořádání organizačních jednotek v rámci organizace, kde organizační jednotkou může být např. podnik, závod, divize, dílna, sklad, pobočka, prodejna, pracovní místo atd. Řídící struktura umožňuje hierarchické uspořádání pracovních míst organizace. Vyjadřuje vztahy nadřízenosti a podřízenosti mezi pracovními místy organizace a zpravidla se jen částečně překrývá s organizační strukturou společnosti. Na řídící strukturu organizace přímo navazují funkce např. pro personální plánování nebo je využita v rámci operativního řízení - úkolování, které obsahuje nástroje pro operativní zadávání a sledování plnění úkolů.Úkoly mohou v QI ale vznikat i na základě obchodních případů, zakázek, projektů, marketingových akcí nebo také na základě pracovních porad. Pro plánování pracovních porad, tvorbu zápisů a rozdílení úkolů z těchto porad vzešlých je připravena řada výkonných funkcí. Součástí nabídky každého uživatele může být komplexní seznam úkolů s vazbou na plánovací kalendáře.
Řízení výrobyModul zahrnuje TPV, plánování, operativní řízení a vyhodnocování výroby. Základem je technický popis výrobku - kusovník. Umožňuje vytvořit hierarchický popis výrobku, kde jednotlivé materiály či podsestavy mohou být použity vícenásobně. Strukturní kusovníky je možné zobrazovat i editovat v grafické hierarchické podobě. Každý uzel strukturního kusovníku může být svázán s odpovídajícím technologickým postupem. Počet úrovní vnoření kusovníku není omezen. Lze vytvářet i velmi jednoduché jednoúrovňové kusovníky, pro které se v některých oborech používá název receptura.
Technologické postupy mohou být popsány buď jednoduše nebo naopak velmi podrobně s detailními popisy jednotlivých operací prováděných na výrobku, které mohou být dále členěny na dílčí kroky. Technologické postupy jsou zpravidla navázány na uzly strukturního kusovníku výrobku. K jejich tvorbě lze využívat číselníku typových operací. Systém se vyznačuje důsledným oddělením technické a výrobní dokumentace. Ke každé zakázce vzniká konkrétní sada dokumentace, v níž mohou být promítnuty povolené náhrady a záměny (varianty). Veškeré změny prováděné v dokumentaci výrobku lze podchytit v rámci změnového řízení do knihy změn. Popisy změn v knize změn mohou být navázány na kusovníky a technologické postupy. Platnost změny závisí na stavu procesu schvalování změny. Změny jsou navázány na verze jednotlivých produktů. Pro potřeby nabídkových řízení je možné využít nástrojů pro simulaci zařazení zakázky do výroby, pro vygenerování veškerých předpokládaných nákladů na materiál, mzdy kooperace, výpočty termínů dodání apod.
Plánování výroby umožňuje sestavit plán výroby pouze na základě potřeby materiálu, bez započtení kapacit jednotlivých pracovišť nebo naopak na základě potřeby materiálu i kapacity jednotlivých pracovišť. Výpočet zohledňuje mimo jiné priority zakázek a výrobní dávky. Plánování výroby metodou kritické cesty, umožňuje sestavit plán výroby na základě potřeby materiálu a kapacity jednotlivých pracovišť. Při výpočtu se bere ohled na pořadí jednotlivých operací, možné souběhy operací na více pracovištích, výrobní dávky, priority zakázek atd. Do plánu lze zahrnout i rozpis kooperací na jednotlivé kooperační partnery včetně cen a termínů dodání. Dílenské plánování a dílenské řízení výroby umožňuje úkolování až na jednotlivé pracovníky a sledování plnění zadaných úkolů na základě výkazů práce. Dále umožňuje efektivně řídit materiálové toky probíhající mezi výrobou a sklady či sledovat fronty operací na jednotlivá pracoviště.
Vyhodnocování výroby disponuje funkcemi pro ekonomické vyhodnocování jednotlivých výrobků a zakázek. Provádí porovnání kalkulovaných a skutečných nákladů na výrobu. Ceny materiálu, polotovarů a výrobků lze kalkulovat na základě neomezeného množství kalkulačních vzorců, do nichž může vstupovat neomezené množství veličin, z nichž některé jsou předdefinovány jako např. materiál, mzda,kooperace,polotovar,čas přípravy celkem,čas kusový celkem, výrobní režie, správní režie, režie na pracoviště atd. Vlastní řízení výroby lze provádět v souladu s nejčastěji používanými metodami (MRP II, JIT, KANBAN, …).
Z došlých objednávek je možné vytvářet výrobní zakázky tak, že do výrobní zakázky se přenesou všechny položky jedné nebo více vybraných objednávek, které obsahují výrobek. Lze vytvořit i více zakázek z jedné objednávky. K zakázce lze zobrazit seznam potřebného materiálu, celkové nároky na kapacity a další přehledy v závislosti na rozsahu výrobní dokumentace. Vykazování operací lze provádět nejen běžnými postupy, ale např. i pomocí čárových kódů. Vykazování operací ve výrobě je možno provádět tak, že se jednoduchým způsobem sejme např. osobní číslo zaměstnance, následně označení požadované operace a doplní se vykazované množství. Takto se dosahuje značné eliminace chyb při sběru dat z výroby, které jinak rozhodují o zpoždění pohledu na reálný stav výroby oproti plánovanému stavu.
Tok materiálu, polotovarů a výrobků mezi interními pracovišti či kooperanty je řízen na základě výrobních příkazů k jednotlivým výrobním zakázkám. K dispozici je i celá řada funkcí pro specifické výrobní obory. Jednou z nich jsou sortimentní tabulky. Uplatňují se zejména v těch typech výrob, kde je třeba pracovat např. s tzv. velikostními sortimenty, barvami či dezény výrobků. Typickými uživateli jsou oděvní podniky. Položky vybraných dokladů jako např. objednávek či dodacích listů je možné plnit ve formě tabulek, kdy např. v jedné ose jsou zobrazeny velikosti, ve druhé barvy nebo použité materiály. Do jednotlivých buněk tabulky se potom vepisuje požadované množství. Samozřejmostí je i tisk v tabulkovém tvaru.
Komplex funkcí pro podporu výroby je doplněn i Katalogy komunálního nářadí a speciálního nářadí. Veškeré vstupy dat a zvláště pak statistické, dokumentační a kontrolní přehledy plně podporují systémy jakosti dle norem ISO 9000 a 14000 nebo VDA 6. Další návaznosti na výrobu mají výdejny nářadí, evidence pracovních pomůcek či nástroje pro odvozování norem např. na základě tvarových podobností.
Majetek
Modul zahrnuje funkce pro práci s majetkem, které jsou v QI rozděleny do několika dílčích bloků. Základní majetek poskytuje organizaci prostředky pro evidenci vlastního i cizího majetku. Tato základní funkčnost je dále rozšiřována obchodními jednotkami pro operace s krátkodobým a dlouhodobým majetkem. Majetek krátkodobý, slouží k práci s evidovaným krátkodobým majetkem, dříve označovaným jako DKP, DIM či EDM. Majetek dlouhodobý umožňuje vést podrobnou evidenci cen, změn a veškerých akcí prováděných s dlouhodobým majetkem. Rovněž umožňuje evidovat veškeré podklady pro výpočet odpisů.
Standardní výpočet účetních a daňových odpisů poskytuje efektivní prostředky pro kvalifikované plánování a tvorbu účetních odpisů majetku od modelování odpisů, přes z něho odvozené analýzy a prognózy až po vlastní plán. Plán odpisů může být součástí finančního plánu organizace, možná je i tvorba daňových odpisových plánů. Pro organizace se specifickými požadavky slouží rozšířený výpočet odpisů umožňující odepisovat např. části investičních celků nebo odepisovat nestandardními druhy odpisů. U všech druhů majetku lze sledovat jeho umístění, k dispozici jsou i nástroje pro inventarizaci. Změny v dlouhodobém i krátkodobém majetku lze automatizovaně účtovat v rámci modulu Finanční účetnictví. Projektové řízeníIntegrální součásti informačního systému QI je modul projektového řízení. Díky integraci do systému je možné okamžitě projektově řídit veškeré činnosti a zdroje v informačním systému. Zahrnuje pohledy na všechny evidované zdroje tj. osoby, pracoviště, technické prostředky, materiál. Dále pohledy na jednotlivé projekty a dílčí úkoly (akce). Zajišťuje propojení kapacit jednotlivých zdrojů v rámci projektu a optimalizaci jejich využití. K dispozici jsou Ganttovy grafy a diagramy čerpání kapacit zdrojů v čase a grafické přehledy kapacit. WorkflowModul, který umožňuje na základě popisu procesu, popisu pracovních míst a jejich zapojení do procesu, obsazení pracovních pozic jednotlivými osobami a propojení programových funkcí systému s uzly procesu provést uživatele systému vybraným procesem. Je rovněž integrální součástí celého systému a dokáže tak řídit veškeré procesy v rámci systému i mimo něj. Veškeré procesy je možné zobrazit a modifikovat v grafické podobě.
QI Manažer
Modul je velmi silným analytickým nástrojem jsou manažerské přehledy. Aplikace je určena zejména těm uživatelům IS, kteří potřebují rychle a jednoduchým způsobem získávat data k analýze z informačního systému v přehledné, uživatelem definované podobě. Takto uspořádaná data lze třídit, filtrovat, sčítat a dávat do různých, jiným způsobem těžko definovatelných souvislostí. Tento nástroj využívá tabulkového procesoru MS Excel 2000 a OLAP databáze. Velkou výhodou je možnost analýzy zobrazených informací pomocí tzv. drill-down - propadání se. Tato metoda umožňuje analyzovat informace od vyšších celků až na jednotlivé položky, ze kterých se tyto celky skládají. Systém dává možnost vytvářet si z nadefinovaných pohledů různé typy grafů. Tyto grafy nejsou však pouhým obrázkem - lze s nimi, stejně jako s tabulkami, aktivně pracovat. Celá aplikace pracuje metodou off-line - to znamená, že nejdříve vybere pouze data nezbytně nutná k požadované analýze a potom je dávkově "načerpá" do speciální databáze - datové kostky. Svá data si tak uživatel může přinést domů např. na notebooku, na kterém samotný informační systém nemusí mít vůbec nainstalovaný. Data je možno pravidelně "občerstvovat" pomocí "časovačů" QI, které v předem definovaných intervalech aktualizují data v OLAP databázi. Správa systémuBezpečnost přístupu k datům chrání propracovaný systém přístupových práv, která lze v systému nastavovat jednotlivým uživatelům nebo skupinám uživatelů. Práva se vztahují k jednotlivým funkcím systému (čtení, zápis, modifikace, mazání) a dále k datům, tj. k datovým třídám a jejich atributům, případně je lze nastavit na vybrané množiny záznamů, jako jsou dokladové řady, sklady, účty, pokladny atd. Aby mohl uživatel QI Start Edition okusit a využít elasticitu celého systému QI, má k dispozici i funkce pro Modifikaci a tvorbu variant formulářů a tiskových sestav, pomocí kterých má možnost si upravit nebo vytvořit nové obrazovkové formuláře nebo tiskové sestavy, které mu budou lépe vyhovovat při práci se systémem.
Přenosy dat
Samostatnou a spíše technologickou částí QI, jsou přenosy dat, které v rámci vybraných aplikací, umožňují provádět zpracování dat ve vzdálených lokalitách v samostatných databázích, tzv. off-line. Tato funkčnost najde uplatnění zejména u organizací se vzdálenými pobočkami, které nedisponují dostatečně dimenzovanou přímou konektivitou k centrální databázi systému pro on-line zpracování dat. Další uplatnění přenosy dat najdou při zakázkovém zpracování dat více subjektů například účetní agenturou nebo při vzájemném předávání dat a dokladů mezi firmami v rámci výrobního či distribučního řetězce.
Kontakty
Ing. Petr Chabiča - petr(zavinac)dingo.cz
design: weBright.cz